1. Назначение документа
Настоящий регламент описывает правила школьного и группового использования Rudmal учителями, администраторами, образовательными организациями, кружками, центрами подготовки и иными уполномоченными представителями.
Регламент применяется вместе с Пользовательским соглашением, Политикой обработки персональных данных, Поручением на обработку персональных данных для школ, офертой и иными документами сайта, если соответствующий сценарий используется организацией.
2. Роли и ответственность
Если организация использует Rudmal для обучения, контроля прогресса, проверки заданий, ведения классов или сопровождения учеников, такая организация самостоятельно определяет законные основания работы с данными учеников и информирует законных представителей несовершеннолетних.
Учитель, администратор школы или иной представитель организации подтверждает, что действует в пределах своих полномочий, назначен или допущен организацией к соответствующей работе и не использует данные учеников вне учебных или организационных целей.
Rudmal предоставляет техническую платформу и обрабатывает данные в пределах функционала сайта, опубликованных документов, договора с организацией или поручения на обработку персональных данных.
3. До начала использования
- организация определяет, кто из сотрудников вправе создавать классы, управлять учениками, видеть результаты и выгружать данные;
- организация информирует законных представителей несовершеннолетних о целях использования Rudmal, составе данных, доступе педагога к результатам и порядке обращений;
- при необходимости организация получает согласия законных представителей или оформляет иное законное основание обработки данных;
- сотрудникам разъясняются правила конфиденциальности, парольной безопасности, работы с выгрузками и обращениями родителей;
- лишние данные, не требующиеся для обучения или сопровождения ученика, в Rudmal не загружаются.
4. Управляемые аккаунты учеников
Управляемый аккаунт ученика может быть создан только уполномоченным лицом для школьного, группового или организационного сценария. При создании аккаунта следует использовать минимально необходимый набор данных.
Логины, временные пароли, CSV-файлы, распечатки и иные материалы с учетными данными считаются конфиденциальной информацией. Их нельзя публиковать в открытых чатах, отправлять посторонним лицам, хранить в общедоступных папках или передавать без необходимости.
Если ученик потерял пароль или есть риск раскрытия учетных данных, предпочтительным способом является сброс доступа и выдача нового временного пароля. Использование постоянного хранения паролей в открытом виде в production-режиме не допускается.
5. Доступ учителя к данным учеников
Учитель или администратор может видеть учебную статистику, ответы, результаты, прикрепленные файлы, заявления, активность и иные данные учеников только в пределах классов, курсов, форм или мероприятий, к которым ему предоставлен доступ.
Данные учеников нельзя использовать для личных целей, публичной оценки, распространения вне организации, рекламы, передачи третьим лицам или публикации без законного основания.
При увольнении сотрудника, изменении роли или прекращении работы с классом организация должна своевременно ограничить его доступ.
6. AI, задания, файлы и комментарии
Если в Rudmal используются AI-помощник, автоматическая проверка, комментарии, загрузка файлов или ответы в свободной форме, организация должна объяснить ученикам и педагогам, что туда не следует передавать специальные категории персональных данных, пароли, платежные данные, медицинские сведения, чужие данные без основания и иную избыточную конфиденциальную информацию.
Автоматические подсказки, проверки и статистика носят вспомогательный характер и не заменяют педагогическое решение, официальную аттестацию или индивидуальную оценку школы, если иное прямо не оформлено отдельным договором и законом.
7. Сервис общения
Если организация использует встроенный сервис общения Rudmal, включая chat.rudmal.ru, она должна определить, кто может создавать чаты, группы и каналы, добавлять учеников, законных представителей и сотрудников, модерировать сообщения, рассматривать жалобы и выгружать материалы.
В школьных чатах нельзя размещать специальные категории персональных данных, медицинские сведения, пароли, платежные данные, персональные данные третьих лиц без основания, незаконную рекламу, материалы с нарушением авторских прав и иную избыточную или запрещенную информацию.
При использовании push-уведомлений организация должна учитывать, что уведомления могут отображаться на устройствах пользователей. Для конфиденциальных школьных чатов рекомендуется отключать текстовые превью уведомлений или не включать push-уведомления без необходимости.
8. Выгрузки, распечатки и хранение
Выгрузки с персональными данными, результатами, логинами или временными паролями должны храниться только у уполномоченных лиц и удаляться, когда цель обработки достигнута.
Организация самостоятельно обеспечивает безопасность данных после их выгрузки из Rudmal: ограничивает доступ к файлам, защищает устройства, не пересылает данные по небезопасным каналам и не размещает их в открытом доступе.
9. Инциденты и обращения
Если организация обнаружила ошибочную выдачу доступа, потерю файла с данными, компрометацию аккаунта, публикацию учетных данных или иной инцидент, она должна оперативно ограничить доступ, уведомить ответственных лиц внутри организации и обратиться в поддержку Rudmal.
Запросы родителей, учеников, сотрудников и государственных органов по школьным данным рассматриваются с учетом роли организации как оператора персональных данных и роли Rudmal как платформы или лица, обрабатывающего данные по поручению.
10. Прекращение использования
При завершении обучения, окончании договора или прекращении использования Rudmal организация должна определить, какие данные необходимо сохранить на законном основании, какие выгрузить, удалить, обезличить или архивировать.
Удаление или ограничение доступа выполняется с учетом технических возможностей сайта, сроков хранения, требований закона, бухгалтерских документов, доказательств согласий, истории оплат, претензий и иных законных оснований.